Organización Y La Eficiencia Tips

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Centralizar sus notas

Cumpla con todas sus notas para sí mismo en un solo lugar, si? S en un organizador, un cuaderno, o en su computadora o de un organizador de mano. Resista la tentación de escribir notas y listas sin agarrar el organizador de sobremesa o portátil?? Usted? Ll ahorrarse el estrés y la frustración de tratar de encontrar sus notas más tarde.

Simplificar, simplificar, simplificar

Cosas extras y actividades de energía de residuos, el tiempo y el espacio. Si usted no está utilizando (o refugio? T usado durante tanto tiempo como pueda recordar), deshacerse de él!

¿Está usted ocupado o productivo?

Simple hecho de estar ocupado en algo que no es suficiente. Las tareas que están ocupados con los que se refieren a la "visión global". Prueba esto: registrar sus actividades por una semana, con indicación del tiempo que tarda en completar cada tarea. Al final de la semana, analizar su expediente. ¿Está usted de completar los proyectos en el buen camino? ¿O perder el tiempo en "el trabajo pesado" que en realidad podrían ser omitidos? Si todas las tareas realmente necesarias? ¿O permitir que las distracciones al interrumpir su actividad legítima? Trate de eliminar los grandes de pérdida de tiempo y usted ll aumentar su productividad?.

Su amigo, la rutina nocturna

Deje algo de tiempo al final de la jornada de trabajo para enderezar su escritorio y prepararse para el día para venir. Asistir a los papeles sueltos; guardar herramientas de trabajo y carpetas de archivos, examinar la agenda y las citas. Añadir unos minutos extra para usted horas de rutina al final de cada semana para limpiar el monitor del ordenador y el teléfono y el polvo o pulir tu escritorio. Bonus: Además de hacer más fácil el día siguiente a la cara, estas prácticas se reflejan en su imagen como un trabajador eficiente.

Obtener una ventaja en la mañana

La redacción de sus metas diarias de la noche anterior hace que sea más fácil de conseguir que va en la mañana. Tómese unos minutos para pensar en cuáles son sus objetivos más importantes para el día siguiente y construir desde allí.

Tareas en la oficina

¿Tienes algunas tareas que sólo pueden? No encuentro tiempo para hacerlo? Hacer una taza de tareas. Escriba cada proyecto en un pedazo de papel de desecho, doblarlo y lanzarlo en la taza. Un día a la semana, o al final de cada día, tirar de una nota de la taza y cuidar de los negocios.

Su tiempo de planificación sagrado

la planificación diaria es una herramienta poderosa para lograr el control de su tiempo. Le ayuda a conseguir las tareas más importantes que se realizaron por primera vez sin olvidar las pequeñas cosas. Ponga a un lado sagrado, tiempo sin interrupciones con su calendario todos los días. Apague el teléfono, cierre la puerta, y tener el control.

Zap la dilación

Cuando usted se siente abrumado por demasiadas cosas que hacer, puede ser debilitante y mantener al paciente hacer nada. Por supuesto, esto sólo resulta en una acumulación mayor de tareas sin hacer. ¿Cómo romper el ciclo? Elija una cosa que es el más importante y sólo lo hacen. Ejemplo: don? T mezclar esas cuentas por pagar a la parte inferior de la caja de nuevo. Siéntate y pagarlas. Don 't movimiento que complicado proyecto de investigación en un archivo en espera, abrirlo y empezar a usarlo. Hacer una cosa mejora su autoestima a medida que dejar de centrarse en algo negativo (las cosas no-hacer) y le da un gran sentido de logro.

Divide y vencerás

Los expertos estiman que los trabajadores de oficina pasan 20 a 30 por ciento de su tiempo sólo en busca de información. Haga su tiempo de investigación más eficaz, manteniendo cajones de archivo ligero y robusto. Como los archivos de hacinamiento se suman al tiempo perdido y frustración para el personal, optimizar archivos de mantenimiento de guías sencillas y archivos bien identificadas. Cuando las carpetas vuelva demasiado espesa, con el papeleo, las dividen en pequeños archivos.

Odio a presentar?

La mayoría de nosotros no? T disfrutar de la presentación, pero el hecho es que? S uno de los puestos de trabajo que se debe hacer. Incluso en las oficinas donde el personal de oficina se encarga de la mayor parte de la presentación, algunas de las tareas de presentación caer sobre otros miembros del personal. Los administradores y directores de medios deben hacer un seguimiento de los proyectos y documentos relacionados. Mantener bajo control la documentación, dejando 15 minutos o más al final de cada día de trabajo para poner el papel en su lugar.

Cosquillas archivo

Aplazar una tarea de oficina colocándola (por ejemplo, una carta que exige una respuesta) en una cosquillita "archivo". RASCACABEZAS tienen secciones numeradas 1.31 (por día del mes) y las secciones etiquetadas de meses del año. Trabajo para hacer llegar este mes presentó en el día apropiado (número) en la sección. Otras partidas que recibe presentada en el mes en que están programadas para el. En el comienzo de un nuevo mes, poner artículos en ese mes? Sección s en las secciones fecha apropiada.

Color de enrutamiento de documentos codificados

Utilice las carpetas de diferentes colores para diferentes tipos de correo electrónico o documentos que se remiten en su oficina. Por ejemplo:

  • una carpeta de color amarillo para el correo nuevo que se ha recibido, abrió con fecha estampada;

  • una carpeta roja para artículos que requieren de la firma;

  • una carpeta verde para documentos financieros, tales como estados de cuenta bancarios, o peticiones de verificación;
    etc

    El color de las carpetas codificadas a ayudar a los trabajadores de oficina ocupados saber de un vistazo los elementos que requieren atención inmediata.

  • Evite las multitudes y ahorrar tiempo

    Encontrar maneras más rápidas de hacer las cosas y usted cosechará los beneficios en el tiempo recuperado. Una forma de ahorrar tiempo es de evitar las multitudes mediante la compra de franqueo en línea o por correo. Los mismos principios se aplican a la compra de suministros de oficina o de hacer banca.

    Guárdelo en el que la usan

    El punto de almacenamiento de uso ahorra pasos innecesarios y contribuye a la eficiencia. Ejemplos: mantener el papel para fax, toner y el manual de instrucciones con la máquina de fax. O bien, mantener el café y suministros condimento en un lugar adyacente a la máquina de café.

    Apertura de correo entrante

    mail Abrir cerca de un basurero y desechar los sobres y se inserta inmediatamente. abrelatas automático de la carta y la fecha eléctrica máquinas para estampar acelerará el proceso de liberalización total del correo.

    Grupo de tareas como

    Agrupación tareas añade a su eficiencia. Ejemplos: bloquear un pedazo de tiempo para regresar o hacer llamadas telefónicas. Calendario de tiempo de la escritura para la redacción de informes, o responder a las cartas y e-mail. Trate de agrupación de conducción diligencias geográficamente.

    ¿Quién? S tiene ese archivo?

    El uso de "tarjetas a cabo" en su sistema de registro permitirá a los usuarios saber de un vistazo quién tiene archivos importantes y cuánto tiempo han sido su posesión. Fuera tarjetas vienen en tamaño estándar y legales y están disponibles en la mayoría de los minoristas de artículos de oficina.

    Crear archivos específicos

    Evitar la creación de los "asuntos varios" o "general" archivos. Es demasiado tentador para tirar muchos elementos no relacionados en dicho archivo, dando lugar a dolores de cabeza de recuperación más adelante. Mucho mejor para crear un título de la carpeta específica cuando sea posible.

    Prepararse para el trabajo

    La punta de la mañana es agitada en la mayoría de los hogares. De contribuir a facilitar la rutina de la preparación de la noche anterior:

  • mantener todo lo que necesitas para trabajar en un solo lugar: las llaves, la tarifa del autobús, material de trabajo, cartera o billetera

  • preparar la ropa de trabajo (ropa de hierro, limpian zapatos, etc)

  • hacer una bolsa de almuerzo y guárdelo en el refrigerador

  • Deja tus cosas de distancia!

    Poniendo las cosas después de que fuera? He sido utilizado, le ahorrará tiempo en el largo plazo. Autor James Gleick afirma que en un día promedio de los estadounidenses gastan 16 minutos en busca de cosas que? He perdido. En un año, que 16 minutos se suma a más de 90 horas!

    Trabaje con sus hábitos

    Buscando maneras de hacer más cosas? En primer lugar, conócete a ti mismo. Cuando usted sabe lo que sus hábitos personales, puede poner en marcha prácticas que se ajustan (en lugar de luchar) su estilo personal de trabajo.

    Fácil acceso a los suministros

    Mantener los suministros sencilla de encontrar, y de fácil acceso, ayudará a todos en el personal que utiliza la caja de suministro. Además de hacer visitas a la caja más rápido, fácil acceso organización ayudará a mantener el gabinete de orden y ayudar a que los niveles de inventario control muy sencillo. Ejemplo: Tienda carpetas de archivos en un clasificador vertical en lugar de en cajas apiladas.

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    Guru Spotlight
    Jennifer Mathes, Ph.D.